Mit dem Begriff "Outsourcing" beschreibt man bereits seit den späten 80er Jahren die Ausgliederung von Aktivitäten des Unternehmens bzw. ganzer Unternehmensbereiche an externe Dienstleister bzw. Partner. Regelmäßig durch Outsourcing erwartete Vorteile sind die Konzentration auf das Kerngeschäft, die Reduktion der eigenen Fertigungstiefe wie auch potentielle Kosteneinsparungen. Durch die fortschreitende Globalisierung kann Outsourcing einerseits immer wichtiger werden, um wettbewerbsfähig bleiben zu können – andererseits ergeben sich durch die Globalisierung immer mehr Möglichkeiten, um bestimmte Unternehmensbereiche outsourcen zu können.

Breite Einsatzfelder für Outsourcing

Oftmals können in der Vergangenheit erfolgreich durchgeführte Outsourcing-Projekte Lust auf mehr machen – demnach wird vielen Unternehmen erst mit zunehmender Outsourcing-Routine bewusst, dass es noch weitere Chancen gibt, Prozesse bzw. Tätigkeiten auszulagern. Ausgangspunkt für solche Überlegungen kann etwa sein, dass sich Produktions- und Vertriebsgesellschaften durch erfolgreiches Outsourcing auf ihre Kernaufgaben Produktion und Vertrieb sowie auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Konkret auf den Produktionsbereich bezogen können Unternehmen durch die Fertigung von Teilen oder Baugruppen durch externe Produzenten von Kostenvorteilen profitieren, die sich aus der Spezialisierung und Skalierung der externen Hersteller ergeben. Die Lagerung von Produkten oder Materialarten, auch als "Just-in-Time-Beschaffung" bekannt, kann ebenfalls an externe Dienstleister ausgelagert werden, um Lagerkosten zu reduzieren und die Effizienz in der Lieferkette zu verbessern.

Ein Paradebeispiel für Outsourcing ist nach wie vor die Auslagerung von einzelnen IT-Services oder der gesamten EDV an einen externen Anbieter. Unternehmen können von den spezialisierten Ressourcen und dem Fachwissen externer IT-Dienstleister profitieren (und somit Leistungsoptimierung erreichen) und sich zugleich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Schließlich können auch Unternehmensbereiche wie das Marketing oder sogar der Vertrieb an externe Vertriebsorganisationen ausgelagert werden, um Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und einem bestehenden Vertriebsnetzwerk zu erhalten. Denkbar ist auch die Auslagerung innerbetrieblicher Serviceleistungen, wie beispielsweise die Kantine, um Kosten zu senken und sich auf das Kerngeschäft fokussieren zu können.

KI und Automatisierung als "Game Changer"?

Bei dem Thema Outsourcing sind auch die Entwicklungen – enorme Chancen, aber auch Risiken – durch Künstliche Intelligenz (KI) zu berücksichtigen. Handelt es sich um Automatisierung, so gibt es durchaus Bereiche, welche nicht mehr im klassischen Sinne an andere Unternehmen ausgelagert werden müssen und somit in gewisser Weise in Konkurrenz zu Outsourcing stehen. Im Fokus des vorliegenden Beitrags liegen – KI zum Trotz, deren Nutzung überdies mit beträchtlichen Kosten verbunden sein kann – jedoch Unternehmensbereiche, die typischerweise (noch) nicht sinnbringend von der KI übernommen werden können und somit immer noch erfolgversprechend an spezialisierte Unternehmen outgesourct werden können.

Hinsichtlich des Versuches der Kostenersparnis ist Outsourcing ein Resultat der klassischen Make-or-Buy-Entscheidung. Diese Entscheidung wirkt sich auf das Verhältnis zwischen variablen und fixen Kosten aus. Beim Outsourcing steigt typischerweise der Anteil der variablen Kosten, da die externen Dienstleister auf Basis der tatsächlich erbrachten Leistungen vergütet werden, während die fixen Kosten des Unternehmens üblicherweise reduziert werden. Allerdings ist es Voraussetzung, dass das Unternehmen die durch Outsourcing frei gewordenen Kapazitäten abbauen kann, um die damit verbundenen Kosten wie Abschreibungen oder Zinsen usw. zu senken.

Mögliche Nachteile von Outsourcing

Make-or-Buy-Entscheidungen sollten jedoch nicht ausschließlich auf traditionellen Kosten-Preis-Vergleichen beruhen. Es ist wichtig, auch qualitativ strategische Kriterien zu berücksichtigen. Dabei gilt es vorab zu überprüfen, ob gegebenenfalls Barrieren gegenüber dem Outsourcing bestehen und welche strategische Relevanz die auszugliedernden Bereiche für das Unternehmen haben. Denn durch das Outsourcing werden die Möglichkeiten der direkten Einflussnahme auf die Leistungserstellung naturgemäß verringert. Es ist daher wichtig, die langfristigen Auswirkungen auf das Unternehmen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu berücksichtigen.

Schließlich ist auch zu bedenken, dass mit Outsourcing auch eine Abgabe von Kontrolle sowie von Fähigkeiten und damit eine gewisse Abhängigkeit von einem externen Dienstleister verbunden sein kann, wodurch langfristig Nachteile für das Unternehmen entstehen können. Nach der Auslagerung fehlendes Wissen und Know-how können zu einem späteren Zeitpunkt nur sehr schwer bzw. nur unter großen Mühen und Kosten ins Unternehmen zurückgeholt werden. Als mögliches Risiko mitbedacht werden sollte auch, dass Outsourcing mit dem Verlust von strategischer Flexibilität verbunden sein kann – man muss sich insoweit auf den externen Partner verlassen können, als dass auch zukünftige Änderungen und Herausforderungen entsprechend gemeistert werden können und man davon ausgehen kann, dass das Service in gleichbleibender Qualität erhalten bleibt (dies ist auch bei der Vertragsgestaltung mit dem externen Partner zu beachten).

Denkbar ist sogar, dass etwa durch Outsourcing im Personalbereich/Human Resources Kommunikationsprobleme innerhalb des Unternehmens entstehen, weil die tagtägliche Kommunikation nicht mehr mit "Kollegen" aus einer anderen Abteilung innerhalb des Unternehmens (typischerweise verbunden mit höherer Loyalität), sondern mit Ansprechpartnern eines externen Dienstleisters erfolgt. Unter Umständen kann dies auch zu Widerständen bei den eigenen Mitarbeitern führen. Nicht zuletzt sind auch die Aspekte der Vertraulichkeit, Datensicherheit und Datenverfügbarkeit gerade im Personalbereich nicht zu unterschätzen.

Eine sorgfältige Analyse der spezifischen Umstände und Anforderungen des Unternehmens ist entscheidend, um die richtige Entscheidung zwischen Outsourcing oder Eigenerledigung zu treffen. Fachwissen, Datensicherheit wie auch Branchenwissen des potentiellen externen Partners sind dabei wesentliche Entscheidungskriterien.

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